Националният одиторски стандарт № 3 определя изискванията за създаване на необходимата документация при осъществяването на един одит.
1. Определения:
документация при одита - съвкупността от всички факти, твърдения, становища, разговори и други обстоятелства, отразени в писмена форма или регистрирани по друг подходящ начин в процеса на одита, служещи за формиране и доказване на одиторското мнение;
работни документи - всички носители на информация по отношение на извършвания одит, които са получени и/или изготвени в процеса на формиране на одиторското мнение. Работните документи са собственост на дипломирания експерт-счетоводител, респективно одиторската фирма.
2. Предназначението на документацията при одита е необходимо за:
планиране на предстоящата работа;
изпълнение на одита и формиране на одиторското мнение;
осигуряване на доказателства за изразеното одиторско мнение и осъществяване на контрол върху качеството на одиторската работа.
3. Съдържанието на документацията се определя от изискванията на Националните одиторски стандарти и личната преценка на дипломирания експерт-счетоводител. То позволява доказване на изпълнението на ангажимента и обосновава изразеното одиторско мнение.
4. За всеки отделен одиторски ангажимент се създава и се поддържа отделно работно досие. Документацията за определен клиент започва с писмото за поемане за одиторския ангажимент.
5. Документацията за всеки ангажимент следва да съдържа всички получени и/или изготвени в процеса на одита документи. Едно непълно, но минимално изброяване на необходимите документи е следното:
5.1 постоянно досие на клиента - съдържа данни за правния му статут и промените в него, характера на бизнеса, дългосрочните договори, управленска и производствена структура, протоколи и решения и др.;
5.2. състояние на счетоводната система, прилаганата счетоводна политика, програмно осигуряване и резултати от осъществявания вътрешен контрол;
5.3. планираща фаза - съдържа документираните от дипломирания експерт-счетоводител основни елементи при планиране на одита:
оценка на ангажимента и заключение относно приемливостта му;
планирането на риска и на процедурите, които следва да го покрият;
определяне на съществеността и на извадките;
одиторските програми по отделните обекти, определени по-горе;
предварителните аналитични процедури;
работен график;
5.4. работна фаза, съдържаща изпълнението на планираните одиторски тестове и процедури, получените резултати, както и протоколите от срещите с ръководителите и персонала на предприятието клиент;
5.5. заключителна фаза, съдържаща следните основни документи:
таблица за предлаганите промени в счетоводния отчет;
таблица за оценяване на неприетите промени;
резюме на изпълнението на одита;
подписано от ръководството представително писмо за завършване на одита;
одиторски доклад;
5.6. писмо до ръководството за установените слабости и препоръки за подобряване на счетоводната и контролната система.
6. Цялата изготвена документация е собственост на дипломирания експерт-счетоводител и може да се използва единствено от него. Той може да прецени в кои случаи до нея могат да имат достъп и други лица, като се ръководи от Националните одиторски стандарти, професионално-етичните норми и личната си съвест.
7. Документацията за един одит следва да се съхранява като архив на дипломирания експерт-счетоводител (одиторската фирма ) в разумен срок, но не по-малък от 3 г. Този архив трябва да се поддържа в ред, който да позволява евентуалното му ползване през срока на съхранение, и може да се използва и като доказателствен материал в случай на спорове, възникнали по повод на завършения одит.